POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

CadenzIA EURL
Dernière mise à jour : 08/10/2026

INTRODUCTION

CadenzIA s’engage à protéger la vie privée et les données personnelles de ses utilisateurs et clients. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - EU 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

CadenzIA EURL
SIREN : 993 848 027
Siège social : 7 rue des Écoles, 69580 Sathonay-Camp, France
Email : contact@cadenzia.fr
Téléphone : 06 61 51 16 99

Contact pour les données personnelles : Alban Gallois, contact@cadenzia.fr

2. DONNÉES COLLECTÉES

2.1 Données collectées via le formulaire de contact

Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, nous collectons :

• Données d’identification : Nom, prénom

• Données de contact : Email professionnel, numéro de téléphone

• Données professionnelles : Nom de l’entreprise, secteur d’activité (médical, dentaire, juridique, etc.)

• Données de navigation : Adresse IP, type de navigateur (collectées automatiquement par Tally)

Caractère obligatoire : Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires pour traiter votre demande. Sans ces informations, nous ne pourrons pas vous répondre.

2.2 Données collectées via nos services

Si vous devenez client de CadenzIA, nous collectons également :

• Données de facturation : Adresse de facturation, SIRET, informations bancaires (IBAN pour prélèvement)

• Données relatives à vos patients/clients : Nom, prénom, numéro de téléphone (uniquement dans le cadre de la gestion des rendez-vous et rappels)

• Enregistrements vocaux : Conversations avec nos agents vocaux IA (avec votre consentement et celui de vos patients/clients)

• Données d’utilisation : Logs de connexion, statistiques d’utilisation des agents vocaux

2.3 Données que nous ne collectons PAS

Nous ne collectons aucune :

• Donnée de santé (pathologies, diagnostics, traitements)

• Donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD (origine raciale, opinions politiques, données génétiques, etc.)

• Donnée bancaire complète (nous ne stockons jamais votre numéro de carte bancaire complet)

3. FINALITÉS DU TRAITEMENT

Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour les finalités suivantes :

3.1 Gestion des demandes de contact

• Répondre à vos questions

• Vous fournir un devis personnalisé

• Vous rappeler si vous l’avez demandé

Base légale : Votre consentement (via le formulaire)

3.2 Exécution des services d’agents vocaux IA

• Gérer l’accueil téléphonique de votre cabinet

• Prendre des rendez-vous pour vos patients/clients

• Effectuer des rappels automatiques

• Fournir des statistiques d’utilisation

Base légale : Exécution du contrat de prestation de services

3.3 Gestion administrative et comptable

• Établir des devis et factures

• Gérer les paiements

• Tenir notre comptabilité

Base légale : Obligations légales (Code de commerce, Code général des impôts)

3.4 Communication marketing (optionnelle)

• Vous envoyer notre newsletter

• Vous informer de nos nouveaux services

• Vous faire des offres commerciales personnalisées

Base légale : Votre consentement (opt-in explicite) - Vous pouvez vous désabonner à tout moment

3.5 Amélioration de nos services

• Analyser l’utilisation de nos agents vocaux

• Améliorer la qualité des réponses IA

• Optimiser nos workflows d’automatisation

Base légale : Notre intérêt légitime à améliorer nos services

3.6 Prospection auprès des professionnels

CadenzIA contacte des dirigeants et des collaborateurs d’entreprises pour leur présenter ses services, par email, par téléphone (ligne de l’entreprise) et sur LinkedIn.

Données traitées : nom, prénom, fonction, adresse email et téléphone professionnels, entreprise, et une information publique sur l’actualité de l’entreprise (recrutement, ouverture d’agence, rachat).

Sources : registre national des entreprises (consulté via Pappers), site internet et annonces publiques de l’entreprise, profil LinkedIn public (aucune aspiration de profils) et, pour l’adresse email, l’outil de recherche d’adresses professionnelles de lemlist.

Base légale : intérêt légitime de CadenzIA à présenter ses services à des professionnels concernés par leur activité (article 6.1.f du RGPD).

Destinataires : CadenzIA et ses sous-traitants listés en 4.2, notamment lemlist pour l’envoi des emails et Airtable pour le suivi.

Durée de conservation : 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant de vous.

Droit d’opposition : à tout moment et sans justification, en répondant « stop » à l’un de nos messages ou en écrivant à contact@cadenzia.fr. Votre adresse est alors inscrite sur une liste d’opposition, conservée pour garantir que vous ne serez plus contacté. Vous disposez aussi des droits décrits en section 7.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES

Vos données personnelles sont traitées par :

4.1 Personnel autorisé de CadenzIA

Seuls les collaborateurs habilités ont accès à vos données dans le cadre de leurs missions.

4.2 Sous-traitants et partenaires techniques

OVHcloud : hébergement du serveur d’automatisation (n8n) - France (Gravelines) - clauses de sous-traitance (art. 28)
Framer : hébergement du site - Pays-Bas (UE) - clauses de sous-traitance (art. 28)
Tally : formulaires de contact - Union européenne - clauses de sous-traitance (art. 28)
Hostinger : noms de domaine et messagerie - Union européenne (Lituanie) - clauses de sous-traitance (art. 28)
lemlist : envoi des emails de prospection - France - clauses de sous-traitance (art. 28)
Airtable : bases de données - États-Unis - transfert encadré (voir 4.4)
OpenAI, Anthropic : modèles d’IA - États-Unis - transfert encadré (voir 4.4)
ElevenLabs : agents vocaux IA - États-Unis - transfert encadré (voir 4.4)
Google : agenda, messagerie, publicité - Irlande, États-Unis - transfert encadré (voir 4.4)
Calendly : prise de rendez-vous - États-Unis - transfert encadré (voir 4.4)

Chaque sous-traitant n’accède qu’aux données nécessaires à son service et est lié à CadenzIA par des clauses conformes à l’article 28 du RGPD. Tous ne sont pas utilisés dans chaque projet : la liste propre à un client figure dans son contrat de sous-traitance.

4.3 Autorités légales

Nous pouvons être amenés à transmettre vos données aux autorités compétentes si la loi l’exige (réquisitions judiciaires, contrôles fiscaux, etc.).

4.4 Transferts hors de l’Union européenne

Notre serveur d’automatisation est hébergé en France. Certains prestataires (modèles d’IA, agents vocaux, bases de données, agenda) sont établis aux États-Unis : les transferts vers ces prestataires sont encadrés par le Data Privacy Framework UE - États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, et à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le détail des garanties est disponible sur demande à contact@cadenzia.fr.

5. DURÉE DE CONSERVATION

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies :

Prospects (formulaire de contact) : 3 ans à compter du dernier contact - recommandation CNIL
Prospection auprès des professionnels : 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant de vous - recommandation CNIL
Clients actifs : durée du contrat + 5 ans - obligations comptables
Données de facturation : 10 ans - Code de commerce
Enregistrements vocaux : 1 mois maximum (sauf demande contraire) - amélioration du service
Logs techniques : 12 mois - sécurité informatique

Au-delà de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

6. SÉCURITÉ DES DONNÉES

CadenzIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles robustes pour protéger vos données :

6.1 Mesures techniques

• Chiffrement SSL/TLS : Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS)

• Chiffrement des données au repos : Bases de données chiffrées

• Pare-feu et anti-intrusion : Protection contre les accès non autorisés

• Sauvegardes régulières : Backups quotidiens chiffrés

• Authentification forte : Accès protégés par mots de passe complexes et 2FA

6.2 Mesures organisationnelles

• Accès restreint : Principe du moindre privilège

• Formation RGPD : Sensibilisation du personnel

• Audits réguliers : Contrôles de sécurité périodiques

• Procédure de gestion des incidents : Plan d’action en cas de fuite de données

6.3 Engagement en cas de violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :

1. Notifier la CNIL dans les 72 heures

2. Vous informer directement si le risque est élevé

3. Prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter l’impact

7. VOS DROITS (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

7.1 Droit d’accès (Art. 15 RGPD)

Vous pouvez obtenir :

• La confirmation que nous traitons vos données

• Une copie de vos données

• Des informations sur les traitements effectués

7.2 Droit de rectification (Art. 16 RGPD)

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

7.3 Droit à l’effacement / “Droit à l’oubli” (Art. 17 RGPD)

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas suivants :

• Elles ne sont plus nécessaires

• Vous retirez votre consentement

• Vous vous opposez au traitement

• Elles ont été collectées illégalement

Exceptions : Nous ne pouvons pas supprimer vos données si nous avons une obligation légale de les conserver (ex : factures).

7.4 Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD)

Vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données.

7.5 Droit à la portabilité (Art. 20 RGPD)

Vous pouvez récupérer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (CSV, JSON).

7.6 Droit d’opposition (Art. 21 RGPD)

Vous pouvez vous opposer à tout moment :

• Au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale

• Au traitement fondé sur notre intérêt légitime

7.7 Droit de retirer votre consentement

Pour les traitements basés sur votre consentement (newsletter, enregistrements vocaux), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

7.8 Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos données après votre décès.

8. EXERCER VOS DROITS

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

📧 Par email : contact@cadenzia.fr
📞 Par téléphone : 06 61 51 16 99
✉️ Par courrier : CadenzIA EURL - 7 rue des Écoles, 69580 Sathonay-Camp

Informations à fournir :

• Nom, prénom

• Email utilisé lors de votre demande de contact ou inscription

• Copie d’une pièce d’identité (en cas de doute sur votre identité)

• Nature de votre demande (accès, rectification, suppression, etc.)

Délai de réponse : Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum de 1 mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois en cas de complexité, auquel cas nous vous en informerons.

9. DROIT DE RÉCLAMATION

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas le RGPD, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle :

CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés)
-Adresse : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
-Téléphone : 01 53 73 22 22
-Site web : www.cnil.fr
-Contact : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

10. COOKIES ET TRACEURS

10.1 Politique cookies stricte

Le site cadenzia.fr ne dépose aucun cookie, ni de mesure d’audience, ni de publicité.

Il enregistre seulement dans votre navigateur (stockage local) des informations strictement nécessaires au fonctionnement du bandeau cookies :

• votre choix (accepter ou refuser), pour ne pas vous le redemander à chaque page

• l’indication que le bandeau a déjà été fermé

Ces informations techniques ne nécessitent pas votre consentement selon la CNIL.

10.2 Outils tiers

CadenzIA n’utilise pas :

• Google Analytics ou autre outil d’analyse

• Facebook Pixel ou autres traceurs publicitaires

• Cookies de réseaux sociaux

• Outils de remarketing

Exception : la page d’accueil affiche nos avis Google avec le widget Wally (getwally.net), chargé depuis les serveurs de son éditeur. Ce widget transmet à Wally l’adresse de la page et des données techniques de navigation, et mesure sa propre audience avec PostHog (États-Unis). CadenzIA n’a pas accès à ces données.

11. CAS SPÉCIFIQUE : DONNÉES DES PATIENTS/CLIENTS

Si vous utilisez nos agents vocaux IA pour gérer les rendez-vous de vos patients (cabinet médical, dentaire) ou clients (cabinet d’avocats) :

11.1 Vous restez responsable de traitement

En tant que professionnel de santé ou avocat, vous êtes le responsable de traitement des données de vos patients/clients. CadenzIA agit en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.

11.2 Vos obligations

Vous devez :

• Informer vos patients/clients que vous utilisez un agent vocal IA

• Obtenir leur consentement pour l’enregistrement des appels (si applicable)

• Mettre à jour votre registre des traitements

• Informer vos patients de leurs droits RGPD

Nous pouvons vous fournir un modèle d’information patient conforme RGPD.

11.3 Nos engagements en tant que sous-traitant

CadenzIA s’engage à :

• Ne traiter les données que sur vos instructions documentées

• Garantir la confidentialité des personnes habilitées

• Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées

• Vous aider à répondre aux demandes d’exercice de droits

• Supprimer ou restituer les données à la fin du contrat

• Vous fournir toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité

Contrat de sous-traitance (DPA) : Un Data Processing Agreement conforme à l’article 28 du RGPD est systématiquement signé avec chaque client.

11.4 Secret professionnel

Pour les professionnels soumis au secret professionnel (médecins, avocats) :

• Nos agents vocaux sont configurés pour ne jamais collecter de données de santé ou couvertes par le secret professionnel

• Seules les données administratives (nom, téléphone, date de RDV) sont traitées

12. MINEURS

Nos services sont destinés aux professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs de moins de 15 ans sans le consentement des titulaires de l’autorité parentale.

Si vous constatez qu’un mineur a fourni des données sans autorisation, contactez-nous immédiatement : contact@cadenzia.fr

13. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment pour :

• Nous conformer à l’évolution de la réglementation

• Améliorer nos pratiques de protection des données

• Intégrer de nouveaux services

En cas de modification substantielle :

• La nouvelle version sera publiée sur cette page avec une nouvelle date

• Vous serez informé par email si vous êtes client

• Vous disposerez de 30 jours pour vous opposer (sauf modification imposée par la loi)

Date de dernière mise à jour : 08/10/2026

14. CONTACT ET QUESTIONS

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles :

📧 Email : contact@cadenzia.fr
📞 Téléphone : 06 61 51 16 99
✉️ Courrier : CadenzIA EURL - 7 rue des Écoles, 69580 Sathonay-Camp

Nous nous engageons à répondre à toutes vos questions dans les meilleurs délais.

15. GLOSSAIRE RGPD

Pour faciliter la compréhension de cette politique :

• Donnée personnelle : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable

• Traitement : Toute opération effectuée sur des données (collecte, enregistrement, utilisation, suppression, etc.)

• Responsable de traitement : Entité qui détermine les finalités et moyens du traitement (CadenzIA pour vos données, vous pour celles de vos patients)

• Sous-traitant : Entité qui traite des données pour le compte du responsable de traitement (CadenzIA pour les données de vos patients)

• Consentement : Manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque

• DPO : Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer)

• RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données (EU 2016/679)

CadenzIA - Votre partenaire de confiance pour l’automatisation IA, dans le respect de votre vie privée.

Cette politique de confidentialité a été rédigée en conformité avec le RGPD (EU 2016/679), la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, et les recommandations de la CNIL.